Hoe ziet een Voice Agent implementatie er in de praktijk uit? Wij nemen u mee door het volledige traject — van intake tot go-live in 4 tot 6 weken.
Een van de meest gehoorde bezwaren bij de overweging van een AI Voice Agent is de implementatietijd. 'Dat duurt toch maanden?' is een veelgestelde vraag. In de praktijk is een werkende Voice Agent voor de meest voorkomende use cases in 4 tot 6 weken operationeel. Dit artikel beschrijft het implementatietraject stap voor stap.
Stap 1: Intake en scopebepaling (week 1)
De eerste stap is een grondige intake. AIpilots analyseert uw huidige calldata, identificeert de top-5 meest voorkomende calltypen, en bepaalt welke use cases geschikt zijn voor de eerste fase. Tegelijkertijd worden de technische randvoorwaarden in kaart gebracht: welk telefoniesysteem gebruikt u, welk ITSM-platform, en wat zijn de integratiemogelijkheden?
- Analyse van calldata en categorisering van calltypen
- Inventarisatie van bestaande kennisbank, FAQ's en SOP's
- Technische intake: telefonie (3CX, Teams, SIP), ITSM-platform
- Bepaling van escalatieregels en doorverbindingsscenario's
- Vaststelling van KPI's voor de pilot
Stap 2: Configuratie en kennisbank (week 2–3)
Op basis van de intake wordt de Voice Agent geconfigureerd. Dit omvat het inladen van de kennisbank, het instellen van de gespreksflows voor de geselecteerde use cases, en de technische integratie met uw telefonie- en ITSM-systeem. AIpilots verzorgt de volledige configuratie — uw IT-team hoeft alleen toegang te verlenen tot de relevante systemen.
U levert de kennis, wij bouwen de agent. Uw FAQ-document van 10 pagina's is een uitstekend startpunt voor de kennisbank.
Stap 3: Testen en verfijnen (week 3–4)
Voor go-live wordt de agent uitgebreid getest met gesimuleerde gesprekken en — indien mogelijk — met een selecte groep interne testers. Op basis van de testresultaten worden de gespreksflows bijgesteld, de kennisbank aangevuld en de escalatiedrempels gecalibreerd. Dit is de meest arbeidsintensieve fase, maar ook de meest bepalende voor de kwaliteit na go-live.
Stap 4: Go-live en monitoring (week 5–6)
De go-live start gefaseerd. In de eerste week wordt de agent ingezet voor een beperkt deel van het callvolume, terwijl de rest nog via de normale route wordt afgehandeld. AIpilots monitort alle gesprekken actief en grijpt in als de kwaliteit afwijkt van de verwachting. Na een succesvolle eerste week wordt het volume stapsgewijs uitgebreid.
| Week | Activiteit | Verantwoordelijke |
|---|---|---|
| 1 | Intake, scopebepaling, technische inventarisatie | AIpilots + klant |
| 2–3 | Configuratie, kennisbank inladen, integraties bouwen | AIpilots |
| 3–4 | Testen, verfijnen, acceptatietest | AIpilots + klant |
| 5 | Gefaseerde go-live (10–25% volume) | AIpilots |
| 6 | Uitbreiding volume, overdracht beheer | AIpilots + klant |
Stap 5: Beheer en doorontwikkeling
Na go-live is het werk niet klaar. Een AI Voice Agent verbetert continu op basis van echte gesprekken. AIpilots biedt een maandelijks beheer- en optimalisatiepakket waarbij de kennisbank wordt bijgewerkt, nieuwe use cases worden toegevoegd en de prestaties worden gerapporteerd. Klanten ontvangen maandelijks een overzicht van callvolumes, succesratio's en aanbevelingen voor verbetering.
Pilot aanbieding
AIpilots biedt een 30-daagse pilot aan waarbij u de Voice Agent kunt testen op uw eigen callvolume. Na de pilot ontvangt u een volledig rapport met resultaten en een aanbeveling voor de vervolgstap.
